Ultimo aggiornamento: 9 settembre 2021
Certification Europe Ltd. è l’organismo di certificazione accreditato, da cui viene fornita la certificazione, con sede centrale in Irlanda e uffici in Italia (Certification Europe Italia) e in Giappone (Certification Europe Japan Ltd.).
Accettazione delle Condizioni:
1. Non è consentito assegnare personale o risorse di valutazione all’account del cliente né fissare le date con i valutatori fino a quando il modulo di accettazione della proposta non è stato debitamente firmato e ricevuto da Certification Europe Ltd.
2. Se viene usato un sistema basato su un numero d’ordine, occorre fornire il/i numero/i d’ordine insieme al modulo di accettazione firmato.
3. La mancata emissione del numero d’ordine comporterà ritardi nella nomina del valutatore e pertanto nel processo di valutazione.
Termini di pagamento:
4. I costi di attivazione non sono rimborsabili e devono essere pagati immediatamente.
5. Il pagamento dei costi della valutazione iniziale deve essere effettuato al ricevimento della fattura.
6. Tutte le fatture successive alla certificazione devono essere pagate entro 30 giorni dall’emissione.
7. La politica di Certification Europe Ltd. prevede che non sia emesso un Attestato di certificazione a clienti che hanno ancora costi da saldare sul loro account. Questa politica prevale su quanto disposto al punto 5 che precede.
8. Il mancato rispetto dei termini di pagamento potrebbe far decadere lo status di certificazione, in conformità alla nostra Procedura di sospensione e revoca.
Annullamento:
9. Eventuali notifiche di annullamento o posticipo di una valutazione da parte del cliente devono essere presentate per iscritto e pervenire 28 giorni prima della data di valutazione prevista.
10. Salvo diversamente concordato con Certification Europe Ltd., saranno applicate le spese di annullamento sotto indicate. Spese di annullamento applicabili in base al numero di giorni di preavviso prima della data di audit prevista: tra 28 e 15 giorni di calendario (inclusi) = 50% dei costi di valutazione totali; 14 giorni di calendario o meno = 100% dei costi di valutazione totali.
Requisiti per la fase pre-certificazione.
11. Per ottenere la certificazione è necessario disporre di un sistema di gestione che soddisfi i requisiti degli standard per cui viene richiesta la certificazione.
12. Per favorire il processo di valutazione, occorre sottoporre a valutazione tale sistema di gestione, con modalità da concordare con Certification Europe Ltd.
13. Il processo di certificazione iniziale prevede almeno 2 fasi:
• La fase 1 viene condotta sul posto, salvo diverso accordo, con gli obiettivi seguenti:
a) esaminare le informazioni documentate relative al sistema di gestione del cliente;
b) valutare le condizioni specifiche del sito del cliente e mantenere un dialogo con il personale del cliente per verificare il grado di preparazione alla fase 2;
c) verificare lo status del cliente e il suo livello di conoscenza dei requisiti dello standard, con particolare riferimento all’individuazione delle performance principali o di aspetti, processi e obiettivi rilevanti e al funzionamento del sistema di gestione;
d) ottenere le informazioni necessarie sull’ambito di applicazione del sistema di gestione, inclusi:
— il/i sito/i del cliente;
— i processi e le attrezzature utilizzati;
— i livelli di controllo stabiliti (soprattutto in caso di clienti multisito);
— requisiti normativi e di legge applicabili;
e) verificare l’allocazione delle risorse per la fase 2 e concordare i dettagli con il cliente;
f) fornire un orientamento per la pianificazione della fase 2, acquisendo una conoscenza sufficiente del sistema di gestione e delle operazioni locali nel contesto dello standard del sistema di gestione o di altri documenti normativi;
g) controllare la pianificazione e l’esecuzione degli audit interni e delle analisi di gestione e se, in base al livello di implementazione del sistema di gestione, si possa confermare che il cliente è pronto per la fase 2.
• Fase 2: L’obiettivo della fase 2 è di valutare l’implementazione e l’efficacia del sistema di gestione del cliente. La fase 2 viene condotta presso il/i sito/i del cliente e deve includere almeno la verifica degli elementi seguenti:
a) informazioni e dimostrazione della conformità a tutti i requisiti dello standard del sistema di gestione applicabile o ad altri documenti normativi;
b) monitoraggio, misurazione, rendicontazione e revisione rispetto ai principali obiettivi e target di performance (in linea con le aspettative rispetto allo standard del sistema di gestione applicabile o di altri documenti normativi);
c) le capacità del sistema di gestione del cliente e le sue performance in termini di conformità agli obblighi legali, normativi e contrattuali applicabili;
d) controllo operativo dei processi del cliente;
e) audit interno e analisi gestionale;
f) responsabilità del management per le politiche del cliente.
Il team di audit analizzerà tutte le informazioni e gli elementi probatori raccolti durante le fasi 1 e 2 per esaminare i risultati dell’audit e concordare le conclusioni.
14. Eventuali difformità tra il sistema di gestione del cliente e i requisiti dello/degli standard saranno annotate e dovranno essere intraprese opportune azioni correttive.
15. Le difformità potenzialmente riscontrabili nell’ambito della valutazione, per le quali potrebbe essere richiesto un carico di lavoro/tempo supplementare da parte del valutatore, potrebbero comportare costi aggiuntivi al fine di completare e mantenere la certificazione.
16. I report di valutazione generati saranno sottoposti a eventuali commenti.
17. Il processo di certificazione è controllato da un revisore indipendente per garantire integrità, imparzialità e professionalità.
18. Il cliente ha il diritto di presentare reclamo per un servizio inadeguato e di contestare i risultati dell’audit. Per ulteriori dettagli, scrivere a info@certificationeurope.com o visitare il sito www.certificationeurope.com
Requisiti per la fase post-certificazione:
19. Dopo aver ottenuto la certificazione, il sistema di gestione deve essere sottoposto a valutazione, che consiste in controlli di monitoraggio durante il primo e il secondo anno successivo alla decisione di certificazione e in una valutazione di ricertificazione il terzo anno, almeno 6 settimane prima della scadenza della certificazione. La frequenza del monitoraggio sarà concordata tra il cliente e il valutatore, ma dovrà essere almeno annuale e la prima visita dovrà essere effettuata entro 6 mesi dalla valutazione di certificazione della fase 2. Per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS) e le attività o i settori ad alto rischio, i controlli di monitoraggio sono sempre condotti ogni 6 mesi. I fattori seguenti potrebbero modificare la frequenza e la durata del programma di monitoraggio:
• Una richiesta di modifica dell’ambito di certificazione.
• L’individuazione di gravi difformità nel sistema.
• Variazioni del processo/prodotto che potrebbero influire sulla certificazione.
• L’ampliamento/la riduzione dell’attività.
• Mancata correzione delle difformità entro le scadenze fissate.
20. I certificati di registrazione restano di proprietà di Certification Europe Ltd.
Notifica di valutazioni speciali
21. Certification Europe Ltd. è autorizzata a condurre valutazioni speciali a spese del cliente nei casi seguenti:
- Se riceve reclami da parte dei suoi clienti rispetto ad attività che rientrano nell’ambito di applicazione della certificazione.
- In caso di gravi incidenti presso le sedi del cliente, tali da suscitare perplessità in merito all’idoneità del sistema di gestione.
- Ripetuta cancellazione delle visite di monitoraggio programmate.
22. Il cliente è tenuto a informare senza indugio Certification Europe Ltd. in caso di gravi incidenti, infortuni, violazione delle norme o decessi direttamente collegati alla certificazione.
23. Eventuali informazioni su incidenti, ad esempio un grave infortunio o una grave violazione delle norme tale da richiedere il coinvolgimento dell’autorità di regolamentazione competente, fornite dal cliente o rilevate direttamente dal team di audit di Certification Europe nel corso dell’audit speciale (Audit breve), forniranno a Certification Europe gli elementi necessari a decidere in merito alle azioni da intraprendere, inclusa la possibile sospensione o revoca della certificazione, nei casi in cui possa essere dimostrato che il sistema evidenzia gravi inadempienze rispetto ai requisiti di certificazione.
24. Obblighi del cliente in merito alla certificazione
In questo articolo sono specificati gli obblighi del cliente in merito alla certificazione. Poiché la certificazione è una dichiarazione nei confronti del resto del mondo, è necessario che sia garantita la piena conformità a tali obblighi. Certification Europe potrà procedere alla revoca immediata della certificazione del cliente, qualora non adempia a tali obblighi, senza doverne informare preventivamente il cliente. Inoltre, potrà ricorrere a qualsiasi altro rimedio contrattuale rivendicabile in caso di violazione del contratto. Attraverso disposizioni applicabili ai sensi di legge, Certification Europe richiede che il cliente certificato:
a) agisca in conformità ai requisiti di Certification Europe quando fa riferimento al suo status di certificazione su mezzi di comunicazione come internet, brochure, pubblicità o altri documenti;
b) non rilasci né consenta che siano rilasciate dichiarazioni ingannevoli in merito alla sua certificazione;
c) non usi né consenta un utilizzo ingannevole di un documento di certificazione o di parte di esso;
d) in caso di revoca della sua certificazione, interrompa l’utilizzo di qualsiasi materiale pubblicitario che contenga riferimenti alla certificazione, come indicato da Certification Europe.
e) modifichi tutto il materiale pubblicitario nel caso in cui l’ambito di applicazione della certificazione venga limitato;
f) non consenta che i riferimenti alla certificazione del suo sistema di gestione siano usati in modo da sottintendere che Certification Europe certifichi un prodotto (incluso il servizio) o un processo;
g) non lasci intendere che la certificazione si applichi ad attività o siti che non rientrano nell’ambito di applicazione della certificazione;
h) non usi la sua certificazione in modo da nuocere alla reputazione e compromettere la fiducia dell’opinione pubblica nei confronti di Certification Europe e/o del sistema di certificazione.
25. Obbligo di notifica di modifiche da parte di un cliente certificato per comunicare eventuali variazioni delle circostanze: il cliente è tenuto a informare immediatamente per iscritto Certification Europe in merito a eventuali variazioni delle circostanze che potrebbero ragionevolmente influire sulla conformità del sistema di gestione allo standard utilizzato per la certificazione, inclusi, a titolo non esaustivo:
a) proprietà o status giuridico, commerciale e organizzativo;
b) organizzazione e gestione (ad es. personale dirigente, decisionale o tecnico che riveste ruoli chiave);
c) siti e indirizzo di contatto;
d) ambito di applicazione delle operazioni che rientrano nel sistema di gestione certificato;
e) modifiche di rilievo del sistema e dei processi di gestione;
f) nessuna dichiarazione ingannevole: il cliente non può rilasciare a nessuno dichiarazioni ingannevoli in merito alla sua domanda o certificazione. Questo include le dichiarazioni contenute nelle brochure pubblicitarie (destinate a uso interno o esterno).
g) impegno a non nuocere alla reputazione di Certification Europe Ltd.: il cliente non potrà dire o fare nulla che, a nostro ragionevole giudizio, potrebbe nuocere alla nostra reputazione o metterci in cattiva luce. Questo include tutto ciò che potrebbe indurre una persona a mettere in dubbio l’autenticità o il valore della certificazione. Certification Europe agirà di conseguenza.
Se il cliente intende ridurre o ampliare l’ambito di applicazione della certificazione, è invitato a contattare il suo valutatore o il team di assistenza clienti.
26. Il cliente è tenuto a predisporre tutto ciò che è necessario per lo svolgimento degli audit, inclusi l’esame della documentazione e l’accesso a tutti i processi e le aree, ai registri e al personale incaricato ai fini della certificazione iniziale, del monitoraggio, della ricertificazione e della gestione dei reclami.
27. Ove applicabile, il cliente è tenuto a organizzare l’accoglienza degli osservatori (ad es. valutatori di accreditamento, revisori tirocinanti, esperti tecnici e altri membri del personale che rivestono ruoli chiave, come ritenuto opportuno). Certification Europe informerà preventivamente il cliente in merito al personale di cui è richiesta la presenza in loco.
Se desidera presentare ricorso contro l’esito della valutazione o contro qualunque altra decisione relativa alla sua certificazione, il cliente dovrà attenersi al processo applicato da Certification Europe. Per agevolare la procedura, può trovare le informazioni sul nostro sito, all’indirizzo www.certificationeurope.com oppure scrivere un’e-mail a info@ceitalia.com . L’eventuale processo di ricorso non pregiudicherà le relazioni commerciali attuali o future tra il cliente e Certification Europe Ltd.
29. Sospensione e revoca
Certification Europe potrà sospendere la certificazione, ad esempio, se:
— il sistema di gestione certificato del cliente risulta persistentemente e gravemente non conforme ai requisiti di certificazione, incluse le caratteristiche di efficacia del sistema;
— il cliente certificato non permette che il monitoraggio o la valutazione di ricertificazione avvengano con la frequenza richiesta;
— il cliente certificato ha volontariamente richiesto una sospensione secondo le modalità previste, la certificazione del sistema di gestione del cliente è temporaneamente nulla (per un periodo massimo di sei mesi). L’organismo di certificazione ripristinerà la certificazione sospesa se la criticità che ne ha causato la sospensione è stata risolta. Se le criticità che hanno portato alla sospensione non vengono risolte entro un lasso di tempo stabilito dall’organismo di certificazione, Certification Europe provvederà alla revoca o alla limitazione dell’ambito di applicazione della certificazione.
Modifica di dati sul certificato
Se desidera modificare alcuni dei dati presenti sul certificato, il cliente dovrà comunicare a Certification Europe le variazioni previste. Dal 1° gennaio 2019, le modifiche dei certificati esistenti per i quali occorre l’emissione di un nuovo certificato comportano costi di amministrazione pari a € 50 per certificato (IVA esclusa). Questo include, a titolo non esaustivo: variazione della ragione sociale o dell’indirizzo, modifica dell’ambito di applicazione della certificazione. Salvo diversamente concordato con Certification Europe Ltd., saranno applicati i costi indicati.
